展示エリア／接客エリアで必要なもの

受付用看板

ブースデザインにもよりますが、受付台を使って受付する場合には看板などで”ここが受付”であることを掲示しておくことで、来場者をスムーズに自社ブース誘導することができます。

カタログ／パンフレット／会社案内および設置用のスタンドやラック

カタログ類とそれらの設置用のスタンド類はまとめて確認しましょう。設置場所に適したスタンドやラックを選択するのがポイントです。

貴名受け（名刺受け箱）

当日説明を聴く時間がなかったりスタッフが空いていなかったりした場合に、名刺を入れておいていただくためのボックスです。「後日連絡してほしい」という意思表示として名刺を入れていくので、数は多くありませんが見込み度の高い来場者である可能性がありますので貴名受けは原則用意しておきましょう。また「お時間がない場合やスタッフが空いていない場合は名刺を入れていただければ後日連絡いたします。」と一言POPなどを添えておくと、信頼感を与えて名刺を入れていただきやすくなります。

パネル掲示用のチェーン／ワイヤ／S字フックなど

現地の状況や掲示物の形状などによって、適したものを用意しましょう。ちゃんと掲示できるかの事前チェックも忘れずに行います。

展示利用のPC類

展示エリア内でPCを利用する頻度も多くなってきました。必要な性能や台数の面から、社内で調達するのかレンタルするのかを判断した上で、社内または業者に早めに手配をしておきましょう。

アルコール消毒液

体に装着する展示品などがある場合は、清潔さを保つために用意しておく必要があります。会場などにより危険物申請が必要な場合がありますので、主催者や会場に事前確認を取ります。

プレゼン／セミナー関連備品

プレゼン／セミナー用ノートPC

トラブルに備えてできれば予備のPCも用意しておきましょう。コストの制約がある場合はスタッフ用のものを予備として手配／設定しておくのも一案です。

レーザーポインタ／演台

プレゼンやセミナーの形式によって使う場合と使わない場合がありますので、事前に確認して必要なら手配しましょう。演台はセミナー会場では備え付けの場合が多いですが、ブース内プレゼン用は自社で用意します。最近は演台を使わない形式のプレゼンも多くなっていますので、プレゼンテーターやディレクターに確認しましょう。

予定掲示用フロアスタンドや整列用パーテーションポール

プレゼンへの集客や安全に誘導するために必要なものです。パーテーションポールを使用する場合は事前に主催者や会場に確認した方が良いでしょう。

同時通訳機

必要があれば手配します。

マイク／スピーカー／アンプ類

設置業者に依頼せず自社で手配する場合は忘れずに用意／搬入しましょう。セミナー会場では備え付けられているケースが多いですが、ブース内プレゼンでは自社で準備する必要があります。

来場者対応に必要なもの

ロゴ入り紙袋／封筒／クリアフォルダ

来場者に資料等をお渡しする際に使用します。パンフレットなどのサイズに合わせたものを用意しましょう。

アンケート用の用紙／クリップボード／ボールペン、回収／分類用のファイルや袋類

アンケート用のボールペンは行方不明になるケースが多いですので、多めに用意します。回収／分類用のファイル等はバックヤードで仕分けする際に使用します（単純な仕分けはできるだけ現地でやってしまいましょう）。

ノベルティグッズ

資料などと合わせてお渡しする場合は、できるだけ事前にセットを作っておきます。

接客用の飲み物／軽食／食器

接客ブースを用意して接客する場合は簡単な飲み物やお菓子類を用意しておくとリラックスしてお話しでき、かつ好印象を与えます。

運営に必要なデータ／資料

運営マニュアルや進行表、来場者リスト、接客／セミナー予約リストなど

PCなどで確認する時間やスペースはあまりありませんので、当日運営に必要な資料は必要部数印刷して持参しましょう。自社の機密情報や来場予定者の個人情報が含まれる場合がありますので、取り扱いには慎重に。

上記以外の機材や什器類

電源延長コード、タップ

展示ブースやプレゼン用に加えてバックヤード作業用も準備しておきます。不測の事態に備えて多めに準備するのがベターです。

LANケーブルやモバイルルータ類

現地の通信環境を確認してそれに適した通信機材類を用意しておきましょう。会場内に有線や無線LANがあっても予備でモバイルルータ類も用意しておくと安心です。

作業用長机／パイプ椅子（バックヤードのスタッフ用など）

会場でレンタルできるケースも多いですが、無駄なコストを抑制するためにできるだけ持ち込む方が良いでしょう。

いろいろ使える文具や道具類

セロテープ／両面テープ／ポスター用テープ

ガムテープ／養生テープ

付箋／クリップ／輪ゴム

ハサミ／カッター

油性マジック／サインペン／ボールペン

台拭き／タオル／雑巾

ティッシュペーパー

ゴミ袋／ほうき／ちりとり

現地で意外に役立つ便利グッズ類

最後に、展示会場にあれば少し便利なグッズ類をご紹介します。

小型のホワイトボード

バックヤードでのスタッフ間の情報伝達や掲示に使うと便利です。口頭だけではではなかなかスタッフ全員に伝わらないことが多く、重要な周知が行き渡らないことも発生します。

ウェットティッシュ

展示物やブースが汚れた時や、接客で飲食物をお出しする場合、スタッフが食事する時などさまざまなシーンにあれば便利です。

折りたたみ式のプラスチックコンテナやキャスター付きボックス

小さな備品などは折りたたみ式のプラスチックコンテナやキャスター付きボックスに収納すると紛失する恐れが少なく、かつ片付けも素早くできます。

大型のクーラーボックス

接客用やスタッフ用のドリンク保管に使用できます。白布をかぶせると台としても使えるので、バックヤード用の作業台や緊急時には展示台としても活用できます。

白布

目隠しや臨時の展示台づくりなどの際に活躍します。