展示会における集客準備

既存顧客、見込み顧客へのアプローチ

展示会で新規の顧客に足を止めてもらうことは、簡単ではありません。まずは既存顧客や見込み顧客に対して展示会へ出展する旨をアピールすることで集客を図りましょう。営業やマーケティングの部署との連携が必須となるため、早めの準備が必要です。

自社サイト等での告知

自社の公式WEBやブログ、メルマガ、ソーシャルメディアなどで展示会に出展することを告知しましょう。告知内容は日時や開催場所などの、単純な情報だけでは物足りません。当日、足を運んでいただけた来場者にどのような内容を見せることができるか、どのようなメリットがあるかなどを、分かりやすくアピールしていきましょう。

ブースの設営、装飾準備

出展物や出展方法の検討

ブースで展示する商品やシステムについて、具体的に検討します。来場者に興味を持ってもらえるように、商品のバリエーションを豊かにしたり、システムを実際に触れるようにしたり、デモ画面を表示したりすることなどが考えられます。また、実際の商品を置くことが難しい場合は、パンフレットや映像などを用意することで、来場者に具体的なイメージを持ってもらえるようにしましょう。

ブースレイアウトや装飾の決定

ブースのスペースやサイズが決まったら、レイアウトや装飾について準備を開始します。「出展目的」「出展物」を念頭に置き、これらが最大限にアピールできるようなレイアウトや装飾を考えていきましょう。装飾を検討するときは、

「何の出展をしているブースなのかが遠くからでもすぐ分かる」
「展示物が綺麗に見えるように配置、装飾、照明を工夫する」
「商談するスペースが確保されている」

などの部分に気を配ることが大切です。また、ポスターやパネルなどを飾ったり、チラシやノベルティを配布しやすくしたりするなど、ブースの前を通りかかった来場者にアピールできるようなブースづくりの工夫も大切になります。

制作と発注

ここまで検討してきた出展物や装飾などについて、具体的にどのように準備するかを検討します。社内で準備できるものや外注すべきもの、関連会社へ協力を要請すべき事項が出てくるはずです。社内での各部署への調整はもちろんのこと、外注するものについては、相見積もりを取る必要がある場合などもあり、早めの準備が必要です。早期に発注準備ができれば交渉時間をたくさん取ることができ、見積り金額を安くできる可能性も多くなります。早めの行動が展示会の成否を分けると言ってもいいでしょう。

必要な備品の準備

出展物の準備

ブースに展示する出展物は、展示会のメインと言える大事なものです。展示する際の見栄えや、手に取りやすさなども考慮して準備をしていきましょう。万が一に備えて、予備を準備しておくことなども大切です。

ブース装飾や配布物等の準備

外注した装飾や配布物が想定どおりの出来栄えか、数は足りているかなどをチェックしましょう。また、これらを会場に搬入する際に、会社から会場までの搬入・搬出方法などを考慮しておく必要があります。搬入・搬出できる時間や場所、受取方法や担当者などについて、しっかりと確認しておきましょう。

展示会で持参すべきものの準備

展示会当日にあると便利な備品やグッズなどは、早めに確保しておきましょう。ノートPC、モニター、Wi-Fiルータ、延長コード、LANケーブル、ハブなどの備品は展示会場の近辺で調達することが困難な場合が多いものです。社内で早めに確保し、当日に備えておきましょう。また、マジック、ボールペン、ホチキス、ハサミなどの文房具や、ガムテープやごみ袋なども多めに用意しておくと何かと便利です。

ブース運営の準備

展示会参加メンバーの準備

展示会当日の運営メンバーや、前日の搬入やセッティングのメンバーを確定させます。展示会が平日に開催されることが多いため、通常業務に支障をきたさないように調整する必要があります。場合によっては開催日ごとにメンバーをローテーションするなどの配慮が必要でしょう。また、遠方で開催される展示会の場合は、移動手段や宿泊場所、飲食物の手配などが必要となります。大規模な展示会になると、周囲の宿泊施設が予約しづらくなることもありますので、早めの確認が必要です。

展示会での役割分担

運営メンバー各々の役割分担を決めていきます。ブースへの集客、展示品の説明、商談の担当など、各々の得意分野を考慮しながら決定していきましょう。担当が決まったら担当者同士で、来場者への声掛け内容や説明方法などについて打ち合わせをすることが大事です。また、常にブースに出ていては疲れてしまうため、タイミングを計って休息がとれるよう、ローテーションも考えておきましょう。