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一発勝負でも怖くない!失敗しないブース施工と業者選びのコツ

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どのような素晴らし企画を練っても、最後の展示会場でのブース施工が意図通りに行われなければ、期待した効果を上げることはできないでしょう。しかし、ブース施工の作業は展示会開催前の限られた時間で行わなければならない一発勝負の作業です。失敗は許されません。ここではどのようにすれば確実で効率的なブース施工を進めるることができるのか、について解説します。

ブース施工までのプロセスを理解する

ブース施工までのプロセスを理解する

確実にブース施工を完了させるために、まずはブースの企画/設計から実際の施工完了までの流れがどのようになっているかを把握し、抜け/漏れなどが発生しないようにすることが必要です。さらにプロセスを把握した上で開催日程から逆算したスケジュールを立てておくことも非常に重要です。

施工完了までの流れと、各工程におけるポイントについてご説明します。

施工の流れとポイント

ブースのコンセプト決め

出展目的や企画内容、および出展内容を元にどのようなコンセプトのブースにするかを決定します。過去に出展した際の成果や反省点を盛り込むとより良いものになりますので、積極的に盛り込みましょう。

ブースデザイン案/パース等の作成

決定したブースコンセプトに従って、ブースデザイン案/パースなどを作成します。できれば何案かを作成した中から選択する方法が良いでしょう。またブースデザインは奇をてらったものではなく、しっかりとコンセプトにマッチしたものを選択するのがポイントです。

見積もり作成/交渉

決定したブースデザインに基づいて施工業者へ見積依頼を行い、施工料金の調整を行います。日頃の付き合いがある業者か否かに関わらず、見積もりの内容や内訳をしっかりとチェックし、無駄なコストが発生しないようにしましょう。また、複数業者から相見積もりを取る場合はコストのみに目が行きがちでが、安かろう悪かろうにならないように、どのような理由で価格差が生じているのか?なぜ安いのか?(または高いのか?)の理由をはっきりさせてから業者選定を行いましょう。

展示物の製作

ブースに展示するパネルや写真などの各種展示物を業者等にて製作します。製品写真の撮影などには立会できる場合もあります。製作業者と綿密にコミュニケーションを取りながら、状況に応じて立会の必要性などを判断しましょう。

搬入/施工/設営

通常は開催日前の1,2日で搬入から施工、設営まで行う必要があります。大型のブース部品などは、確認のために業者で一旦組み立てから搬入する場合もありますが、現場ではどのような想定外の事象が発生するか予測がつかない部分もあります。

イレギュラーケースやトラブルの発生に備えて、できるだけ余裕のある体制を整えておきましょう。また、時間の余裕が無い中でトラブルが発生した場合は非常に動揺するものですが、感情的にならずに冷静かつ速やかに対処方法を判断し、業者などに指示を出しましょう。

またできるだけ現場に駐在し、施工内容のチェックを速いタイミングで随時行っていくとトラブル防止にもつながります。

外注時に含まれる内容を理解しておく

外注時に含まれる内容を理解しておく

施工業者の見積もりには実際どのような内容のものが含まれるのかを把握しておきましょう。タスクの漏れを見つけることでトラブルを防ぐことにもなり、無駄なコストの削減につながる場合もあります。ブース施工の見積もりには一般的に以下のような項目が含まれます。

  • 設計/デザイン費(施工業者と別の業者に依頼する場合もあり)
  • 床面の工事費(カーペットや床パネルなどの施工)
  • 木工の什器(柱やパネル、壁などの加工/施工)
  • 木工造作費(展示台や入り口アーチなどの作成費)
  • 壁面などを装飾するグラフィックのデザインおよび出力代金
  • 照明レンタル/二次電気工事費
  • クロス施工費
  • レンタルの備品代金(机やイスなど)
  • 搬入/施工費
  • 撤去/搬出/ゴミ処分費

見積書の内訳が外注する際の実際の内容と整合性が取れているかをチェックすると共に、机などのレンタルの備品が社内で調達できないか検討することによって、より精緻なコストコントロールが可能になります。また、見積もりの内容で不明点がある場合はそのままにせず、必ず業者に確認しましょう。

<タイプ別>発注業者選定のコツ

ブース施工を実際に発注する際には、どの業者に、何を、どこまで発注するべきかを判断/決定する必要があります。展示会ブース施工を請け負う業者には幾つかのタイプがあり、それぞれ守備範囲や得意な領域が異なります。具体的にどのようなタイプがあり、どのような視点で選べば良いのかを見てみましょう

企画系企業

マーケティングやセールスプロモーションの企画を主ななりわいとしている企業です。通常はブースデザイン/施工だけではなく、出展企画の段階から手を組む場合が多く企画部分に強みを持っています。プランニング部分の価格が入りますので、コストは若干高め。施工自体は外注で、デザインは企業により内製の場合と外注の場合があります。展示会の企画部分から外部の手助けが必要な場合には心強いパートナーとなってくれます。

デザイン事務所系企業

ブースのコンセプト策定まで自社で対応できるのであれば、デザイン系の企業に依頼すると費用対効果が高くなります。しっかりとコンセプトを伝えることができれば、秀逸なデザインを描き上げてくれるはずです。企画部分が入らないので企画系の会社に依頼するよりかはコスト安となります。もちろん施工は外注です。

施工専門企業

展示会やイベントのブースや飾り付けを専門に請け負っている企業です。専門業者ですので施工に関しての信頼性は高く、コストも比較的安価です。ただし上記の企業のようにプランニングやデザインができないために、具体的な指示は基本的にすべて発注者から出す必要があります。施工専門企業の中でもブースデザインも合わせて対応できるところも増えつつありますので、そういった企業を利用するとコスト面も工数面も負担を抑えられる可能性があります。

[ブース施工] 一発勝負でも怖くない!失敗しないブース施工と業者選びのコツ

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