展示会担当者の方必見!!累積300社以上の企業に携わったBtoBビジネスマーケターが教える展示会成功のための最強テクニック25選

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スケジュール

逆算でシッカリ立てる!展示会開催までのスケジュール

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「展示会に出展することは決まったが、いったい何を準備したらいいのだろう」

担当者になったものの、展示会出展に向けてどうしたらよいか分からないという方はいませんか?

どのタイミングで、どんなアクションをするべきかについて、まずはおおまかなスケジュールを最初に立てることが重要です。

スケジューリングがしっかりしていれば、他部署との連携や上司への報告などもスムーズに進みますよ。

展示会2~3ヶ月前にすべきこと

展示会における「目的」を決める

展示会における「目的」を決める

まずは、「展示会に出展する目的」をメンバーと共有することから、スケジュール策定における第一歩が始まります。

出展の目的には「社名や、商品・サービスの認知度向上」などの比較的漠然としたものから、「商品、サービスに興味を示す見込客の名刺獲得」、「営業によるその場での商談実施」などの具体的なものまで多岐に渡ります。

展示会の規模やテーマ、クローズドなのかオープンな展示会なのか、そこに集まる顧客のイメージなども考慮し、今回の展示会における目的を明確にし、メンバー全員と共有しましょう。今後の展示会出展までの各過程において、この「目的」が何より大事な指針となっていきます。

「出展内容」「出展方法」を決める

前項で挙げた「目的」に沿うように、出展内容を考えていきましょう。多くの企業ブースが出展される展示会では、顧客に足を止めてもらうことは想像以上に難しいものです。

どの商品・サービスをアピールするかなどの出展内容についての検討や、集客用にどのようなパネルを掲示したり動画を用いたりするのか、またどんな販促グッズを配布するかなどの出展方法の検討をしていきましょう。

集客方法を考える

展示会で新規の顧客に足を止めてもらうことは簡単ではありません。そこで、展示会に出展することを告知し、事前に集客を図る必要があります。自社のWEBサイトや配布しているメルマガ等で告知したり、ターゲットとなる顧客に対して営業などから直接アプローチをしたりするなどの、事前集客方法を策定しましょう。

事前集客については、どうしても後手に回る傾向があるので要注意。顧客のスケジュールがまだ埋まっていない2~3ヶ月前からの早いアプローチが大切です。

展示会1~2か月前にすべきこと

ブースのレイアウト、装飾を考える

ブースのレイアウト、装飾を考える

「出展内容」や「出展方法」に沿って、具体的なブースのレイアウト、装飾を考えていきましょう。商品やサービスの体験コーナーや商談スペース、パンフレット置き場、さらにはスタッフの休息スペースや在庫置き場など、考慮すべきことは多岐に渡ります。

また、ブースの装飾は、すべてを社内で作成するのが難しいことが多いため、外部に発注する必要が出てくるでしょう。このタイミングで具体的な内容まで落とし込んでおくことで、スケジュールに余裕を持った発注が可能となります。

外部への発注作業をする

予算に余裕がない場合を除き、ブース装飾のためのパネルや映像などについては、ある程度外部へ発注することになるでしょう。外部へ発注するためには、パネルや映像に対する具体的なイメージを社内でしっかりと固めておく必要があります。指示書などの作成や、打ち合わせ、イメージと違っていた場合の修正などを考慮し、早めのスケジューリングが求められる部分です。

また、使用する機材やテーブル、椅子などの什器についても、レンタルする場合は早めの発注を心がけておくことが必要です。社内の備品を使用する場合も、早めに総務課などと調整し、直前になって他の部署に使われていたなどということがないようにしておきましょう。

展示会1か月前までにすべきこと

ブースにおける運営を考える

ブースのレイアウト、装飾を考える

ブースの設置準備、当日の運営、撤収作業など、「どのタイミングで」「どんな人を」「何人くらい」必要とするのかを検討していきましょう。多くの場合、展示会の運営は社内の人員を配置することになります。展示会に人員を出すにあたり、通常業務に影響を与えないよう、各部署とスケジュールについて早めの調整をしていきましょう。

また、商品・サービスの説明を実施するのは営業が実施するのか、開発した部署が担当するのかなども大事なポイントです。営業と開発を1組にして顧客対応することで、営業的な顧客の掴み方と商品の細かい仕様についての説明に答えることができるなどのメリットもあります。

展示会当日に向けての各種確認作業

いよいよ展示会当日が迫ってきたところで、各種作業について進捗等を確認していきましょう。外部や社内に発注したものは問題なく仕上がっているか、当日使用するものは問題なく届くか、運営における人員の確保は問題ないかなど、再度すべて確認していきましょう。
早めに確認することで、何か足りないものや考慮不足な点が発覚しても、スケジュールに余裕を持ってフォローすることができます。

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