集めた名刺を仕分けるタイミングは？

展示会で獲得した名刺は大きく2つに分けることができます。1つ目は見込み度が高く、すぐ商談につなげることのできる名刺。2つ目はナーチャリング（育成）が必要な名刺です。

見込み度の高い名刺は展示会後に日を空けず営業へと渡し、素早くフォローアップする必要があります。従ってこの2つのカテゴリの仕分けはできるだけ早いタイミングで行うのが良く、ベストは展示会場で仕分けしてしまうことです。

また、自社ブースを訪れた来場者に対してヒアリングを行うことで、来場者にニーズがあるのかどうか把握することができます。ブースでのコミュニケーションから「ニーズが高い」と判断できる来場者はヒアリング内容を名刺の裏にメモするなどして、商談用の名刺として事前に分けておきます。その際に見込み客の具体的な状況やニーズ、可能であれば予算などもメモしておくことで営業へとつなげる際に役立てることができます。すぐ商談へとつながる来場者はそれほど多くありませんので、メモを取ること自体はそれほど負担にはなりません。

その他のニーズがそれほど高くないと思われる名刺は、その時点でナーチャリング対象の名刺として分け、展示会後にもう少し細かな仕分けを行います。展示会場で獲得した名刺は見込み度に応じて保管する場所（トレイなど）を分けておくと後ほどの仕分けが簡単になります。

展示会場でのヒアリング内容

展示会場で来場者の見込み度を測る際に重要なのは、ヒアリングやアンケートでの質問内容です。

自社ブースでのヒアリングでは、来場者が「どのような目的で来たのか？」「現状の課題を把握しているか？（ニーズが明確化されているか）」を聞いていきます。その時点でニーズが明確になっている場合、その後の商談へ向けてBANT条件についても可能であれば確認しておきます。

BANT条件とは、

• Budget（予算はどのくらいか）
• Authority（決裁権は誰にあるのか）
• Needs（必要性の度合い）
• Timeframe（導入時期は具体的になっているか）

を表したもので、それぞれの内容が明確になっているほどニーズが具体化し見込み度が高いと判断します。これらすべてを展示会場で聞くのは容易ではありませんが、ニーズが明確化している来場者にはしっかりと聞いておくべきでしょう。

また、ブース前ではアンケートによるニーズの確認を行うこともできますが、できる限りスタッフが直接ヒアリングしましょう。その方が正確な情報が手に入ります。

展示会後の詳細な仕分けの方法

すぐに商談にはつながらない名刺は展示会後にセグメントを分けておくことで、その後適切なナーチャリングができるようになります。セグメントの例としては以下のようなものがあります。

Aランク 選定キーマンでニーズがある

選定キーマンとは導入する商品を選ぶ担当者を指します。来場者が選定キーマンだった場合、営業部へつなげてフォローしていく対象になります。このAランクはブースでヒアリングした時点で商談用の名刺として分けておきます。

Bランク 選定キーマンだが継続的なフォローが必要

今すぐのニーズは無いが継続してフォローすることで商談につながる可能性のある対象です。

Cランク　選定キーマンではないがニーズがある

来場者は選定キーマンではないが、ニーズがある対象。キーマンへつなげてもらうためのフォローアップを行っていきます。

Dランク　競合会社等のターゲット外

自社の競合会社などの見込み客ではない対象がこのセグメントに入ります。

データ化の方法

名刺のデータ化を行う方法はいくつかありますが、獲得した名刺数や予算に応じて選択します。具体的には次のような方法があります。

手作業による自社でのデータ化

獲得した数がそれほど多くない場合は自社でデータ化をすることができます。Excelなどに手入力していく方法の他、最近ではスマートフォンアプリなどで効率的にデータ化をする方法もあります。コストが抑えられる反面、獲得した名刺数が多い場合は時間と手間がかかります。

展示会事務局の提供するバーコードリーダーでデータ化

規模の大きい展示会などでは事務局が有料でバーコードリーダーを貸し出してくれることがあります。来場者パスを読み込むことで来場者の情報をデータ化できるので便利なのですが、事務局によってはデータの納品までに1週間以上かかることもあるので事前に納期確認をしましょう。

名刺をデータ化してくれる専門業者に依頼

コストはかかりますが、最も手間がかからない方法です。名刺は個人情報になるので、委託会社がプライバシー保護などのセキュリティ対策を実施しているかを確認し、できればプライバシーマーク取得済みの企業を選びましょう。名刺数が多いとそれだけコストは高くなるので、事前に見積もりを取っておくのも肝心です。

その他のポイント

展示会の現場での名刺の仕分けや、ブースでのヒアリングをきちんと行うことで効率的な名刺の仕分けとデータ化が可能になります。

また、データ化する際にはフォローアップに必要な項目に絞り、名刺に記載されているWebサイトのURLやFAX番号などが不要な場合は、それらのデータを省くことでさらに効率化が図れます。

ぜひ名刺管理を効率的に行って、よりスピーディーにフォローアップ、そして商談化へとつなげていってください。