受付のオペレーションを明確に

受付は、来場者に対する最初のおもてなしの場であるということが言えますが、同時に来場者にとっては少し面倒なことでもあります。受付で手間取ったり、粗雑な対応をされたりすると、その後の商品案内の時間も不快な気持ちで過ごすことになりかねません。そのような思いをさせないように、受付で実施すべきことを明確にし、必要なことはマニュアル化するなどして受付担当者間で共有しておきましょう。主に確認すべきことは、次のようなことになります。

受付場所

ブースのどこで受付するのかを決めておきましょう。受付場所には、筆記用具やお預かりした名刺を一時的に保管するための机などを設置する必要があります。ブース内の導線を意識し、人の流れがスムーズになるような場所に設置しましょう。また、来場者が受付を待っている時に、ブース内や通路を塞がないように考慮することも重要です。

来場者の氏名確認方法

来場者の氏名の確認方法をあらかじめ決めておくことで、受付がスムーズになります。例えば、招待している方ならば招待状やプリントアウトしたメールを確認する、名刺を頂戴する、名前を伝えていただいて招待者リストと照合するなどの方法で、招待していない方ならば、名刺を頂戴する、来場者リストなどに氏名／会社名などを記載いただくなどの方法があります。
お預かりした名刺や、来場者リストなどは個人情報となります。どのように管理するかなども確認しておきましょう。

配布物

パンフレットやグッズ、抽選を行う場合の抽選券など、受付時に配布するものについて事前に確認します。また、それらの在庫の管理方法や管理場所、補充方法などについても認識を合わせておくべきです。

受付後の誘導

受付を完了した後は、だれか担当者をアサインするのか、それとも展示されている商品を見ていただけるように案内するのかなどを確認しましょう。営業担当が決まっている来場者などは、どのように営業担当に連絡をするかなどを決めておくことも、スムーズに来場者を案内するための大事なポイントとなります。

受付担当者が共有すべき事項

来場者が展示会の会場のことなどについて、受付担当者に質問することなどがよくあります。よく質問される内容で事前に受付担当者で共有しておくとよいことには以下のようなものがあります。

トイレ

展示会の来場者が使用可能なトイレの位置を把握しておきましょう。

喫煙所

展示会会場内に喫煙スペースが無い場合は、会場外で喫煙することができる場所が用意されているかを確認しましょう。

自動販売機等

自動販売機や売店などの飲料水を購入することができる場所を把握しておきましょう。

飲食店

昼食を取ることができるレストランや、簡単な軽食を購入することができるコンビニエンスストアや売店などの位置を把握しましょう。

Wi-Fi

会場内で参加者がアクセス可能なWi-Fiが提供されている場合は、Wi-Fiのアクセス名とパスワードをメモしておいたり、配布可能な用紙を用意しておきましょう。

ビジネスマナーの徹底

お客様に接する部署の方であれば自然と身についているはずのビジネスマナーですが、普段あまり社外の方との接点が無い場合は少し戸惑ってしまうこともあります。基本的なことではありますが、ブースの顔としての役割りも持つ受付担当者は、ビジネスマナーを徹底しておくことが大切です。

名刺の取り扱い

受付担当者は、来場者から多くの名刺をお預かりすることになります。「名刺はビジネスマンにとって顔のようなもの」と言われることもあり、取り扱いには普段から気を使っている人も多いと思います。受付担当者は、名刺を扱う際に以下のようなことに気を付けましょう。

相手の顔を見ながら両手で受け取る

来場者から名刺をお預かりする際は、しっかりと相手の顔を見ながら両手で受け取りましょう。その時に「ご来場ありがとうございます」「お預かりいたします」など、一言い添えると印象がよくなります。

名刺の印字部分に指を重ねない

名刺に記載されているお名前や会社名、会社ロゴなどの印字部分には指を重ねず、端の余白部分を持つようにします。

お預かりした名刺を丁寧に扱う

名刺をお預かりしてから招待者リストを確認したり、配布物を用意したりするなどのオペレーションがある場合、名刺を裏返したり斜めに置いたりすると雑な印象を与えてしまいます。しっかりと向きや方向を揃えて、丁寧に置くようにしましょう。

名刺の保管は速やかに

お預かりした名刺には来場者の個人情報が記載されています。次の来場者の受付をする前に、あらかじめ決めておいた保管場所に速やかに収納するようにします。

丁寧な言葉づかい

受付担当者の言葉づかいは、案外気になるものです。「来場いただきありがとうございます」「少々お待ちくださいませ」「こちらからご覧くださいませ」「行ってらっしゃいませ」など、よく使う言葉がすらすらと出てくるように、事前に確認しておくとよいでしょう。自信が無い場合はロールプレイングなど行って慣れておくのも効果的です。