基本的なレポートの書き方を押さえる

まずは基本的なレポートの様式、コツなどを踏まえて書くことが大切です。

5W1Hを明確にする

5W（who、when、where、what、why）、1H（how）という基本的な内容を明確にしましょう。特に、日時、場所、展示内容などは、しっかりと明記すべきです。

長文を避ける

WEBやSNSに掲載する文章は、紙ベースの報告書など以上に簡潔に分かりやすくすることを心がけるべきです。長文だというだけで、読まずにブラウザを閉じられてしまう確率は跳ね上がります。

また、大見出し、小見出しを少し細か目に付けたり、改行を適宜入れたりするなどの工夫も大切です。

写真や画像を入れる

文章だけでは伝わりづらい内容も、当日の写真や出展物の資料などの画像を入れることで、分かりやすいレポートとなります。展示会当日はレポート作成のことも考慮し、意識的に写真を撮っておくと良いでしょう。

出展品だけではなく、出展の様子がよく分かる全景や、来場者の様子が分かるもの、展示会で活躍する社員の様子など、バリエーションに富んだ写真があると、レポートも華やかになります。

文章の構成を意識する

レポートだからと言っても、淡々と抑揚のない文章では最後まで読み続けるのは辛いものです。前段、本編、後段という構成や起承転結を意識することで、読みやすく分かりやすいレポートを書くことができるでしょう。

例えばまずは前段として来場者へのお礼や、基本的な展示会の情報、来場者数などを明示します。本編では実際の展示会での様子をレポート、後段で今後の出展予定などを記載して次回以降の来場をお待ちしている旨を書くというような構成です。

展示会で使用した文章を多用することはNG

レポートを作成する際に、展示会の公式サイトやパンフレットにある文章を丸写ししてしまっているケースを見かけますが、これではあまり良い印象を与えません。あくまでも、自分の文章で記載していきましょう。データや資料など、どうしても引用する必要がある場合は、出展元のレポートやURLを記載することを心がけてください。

出展製品の魅力が伝わるレポートの書き方を押さえる

自社の出展内容に興味を持ってもらえるようなレポートとは、どのようなものでしょうか。

できるだけ臨場感のある内容で

自社の出展内容がどのようなものだったのか、を伝えることが第一です。しかし、社内への報告書のような表現では読んでいてつまらない内容になってしまう恐れがあります。イベントレポート風に時系列で書き出したり、スタッフや来場者の声を載せるなど、できるだけリアリティのある表現方法を使って、来場できなかった方でも臨場感を感じていただけるような内容でレポートしましょう。

また、写真などに加えて「動画」を活用するとよりダイレクトに情報が伝わります。

関連する情報も提供する

当日は展示ができなかった展示品のモデル違いやオプション品などの情報を提供することでユーザーの適用範囲が広がり、見込み客層を広げることができるかもしれません。
また、展示品と組み合わせることでより高度なソリューションを実現するものなど、上位の製品／ソリューションの情報を提供することでさらに多くのユーザーの要求に応えることができる場合もあります。
ただしメインは展示会レポートなので、いずれも付加情報として参照程度にし、詳細はその製品のWebページなどに誘導するのが良いでしょう。

資料をダウンロードできるようにする

展示会で配布したパンフレットや説明資料をダウンロードできようにしておくと、来場できなかった方、また当日資料の入手できなかった来場者に対して製品を詳しく知ってもらうことができます。その際には、できるだけお名前やメールアドレスなどを入力いただくようにして、その後の継続的なフォローアップにつなげましょう。

ノベルティをアピールする

ノベルティや抽選会で景品を用意した場合は、ここもアピールしていきましょう。魅力的なノベルティや景品であれば、次回の展示会への来場意欲が高まります。あまり強調しすぎると、品物で釣っているようでイメージが悪くなりますので、さりげなくアピールすることが大切です。

今後の出展予定を記載する

出展内容に興味を持った方が来場の予定を入れやすいように、出展予定を記載しておきましょう。今後の出展予定をこちらから通知するという理由で、メルマガへの登録やSNSをフォローしてもらうなどのアクションにつながるような文章を入れておくのも、見込み客とのつながりができる良いアイデアです。