セミナー受講のお礼メールを出す意味

セミナー来場に対するお礼メールには次のような意味や目的があります。

セミナーを受講いただいたことに対するお礼や感謝を伝える

無料セミナーであれ有料のセミナーであれ、お越しいただいた方にお礼や感謝を述べるのは一般的なビジネスマナーとしては必要なことです。メール内容等は後段で検討しますが、まずは丁重に謝意を述べるようにしましょう。

セミナー内容や自社および製品などを印象付ける

セミナーの内容がどの程度印象に残っているかは状況によりさまざまです。また、多忙な方は特に、受講時には印象に残っても、すぐに忘れられがちです。セミナーの内容を再度思い出してもらい印象付けるために、早いタイミングでお礼メールを出すことが効果的です。自社製品の紹介などと併せてセミナーを実施している場合は、自社製品の印象付けにもなります。

見込み客フォロー・関係構築のための最初の一歩

見込み客や既存客を対象としたセミナーの場合は、セミナー後にさらに関係づくりを進めて自社製品の購入につなげたいはずです。しかしいきなり「自社製品購入を検討ください」のような主旨の連絡をしても逆効果なことはお分かり頂けると思います。単価の高い製品や導入にさまざまな条件がある製品は、特に検討に要する時間が長くなるもの。先様が具体的な検討に入った段階で自社にお声掛けしていただけるような状態にしておくことが肝心です。そのためには可能な限り良好な関係を築いていくことが必要になります。その第一歩がお礼メールです。

お礼メール作成・送信のポイント

お礼メールを送信する際のポイントには次のようなものがあります。

タイミングや早ければ絶対に良いとも限らない

単純にセミナー受講に対するお礼として考えると、送信するタイミングは早いほど良く、当日中もしくは遅くとも2、3日中に送るのが良いとされています。一般的に謝意や誠意などは素早く示した方がより伝わりやすでしょう。しかしあえて数日遅らせてメールを送るという選択肢もあります。特に展示会などでの合同セミナーの場合は各社からさまざまなメールが数日中に届くと考えられます。そのような中に埋もれてしまわないよう、少し送信タイミングをずらすことで相手から気付いてもらいやすくなります。また、例えば1～2週間後ぐらいの「少し忘れかけていた頃」に送ると、リマインド的な効果も期待できます。送信するタイミングは、戦略的な視点で判断することが必要になります。

少し遅いタイミングで送信する場合は、単なる受講のお礼だけの内容では「タイミングが遅い」と感じられてしまう恐れがありますので、キャンペーン情報や新製品紹介などの情報を併せて送信するのが良いでしょう。

自社の宣伝はほどほどに

メールのそもそもの主旨が「お礼」ですので、自社製品などの宣伝的な内容があまり色濃くでないようにしましょう。そうしないと「お礼にかこつけた宣伝」だと思われてしまいまい自社への信頼度が下がってしまいます。製品の紹介をするにしても、特長を簡潔に記載して詳細は製品サイトへのリンクを貼っておく程度が望ましいと思われます。

見込み度合いによってアプローチ方法を変える

自社の営業やマーケティングリソースを効率良く活用するためには、見込み客を絞り込んで、見込み度合いの高いターゲットに対してはできるだけ短期に商談化できるよう念入りにフォローし、反対に現在はそれ程見込み度が高くないターゲットには、自社製品などへの興味を喚起するように長期的な関係構築を目指すのが良いでしょう。セミナー受講のお礼メールを見込み客フォローの手段だと捉えると、アンケートや直接話した内容などから見込み度合いによってお礼メールの内容を変えるのが効果的です。

見込み度合いの高いターゲットに対しては、営業担当などがアンケート回答内容などを参考にして、お礼メールの段階から個別に対応する方が良いでしょう。反対に見込み度合いの高くないターゲットに対しては、メールテンプレートなどを使って一斉メールで対応することで、自社リソースの選択と集中ができます。まれにお礼メールの文面はテンプレートを使うべきか使わないべきか、などの議論がなされる場合がありますが、対象となる見込み客のセグメントの話しを差し置いてどちらが良いのかの議論にはあまり意味がありません。

お礼メールに入れるべき要素

お礼メールに入れておくべき要素には以下のようなものがあります。

• 受講へのお礼
• 次回セミナーやその他イベントの案内
• 自社製品の特徴などの紹介
• アクションを促す誘導（次回セミナーへのご参加お待ちしています、など）
• メール配信停止の方法（リンクや停止依頼先アドレスなど）

もちろん見込み度合いの高いターゲットに個別に送る場合は、それぞれの状況などによってメールに入れる要素や内容は大きく異なります。

まとめ

• セミナー受講お礼メールを送る目的には、受講いただいたことに対するお礼の他にも、自社製品などを印象付けたり、今後の関係構築をスムーズにしたりするなどがある。
• お礼メール送信時のポイントには、適切なタイミングで送ることや自社製品の宣伝は控えめにすること、また対象の見込み度合いによって適切な方法を選択することなどがある
• お礼メールには、受講に対するお礼や次回セミナーの案内、自社製品紹介、アクションを促す誘導などの要素を入れる

お礼メールの場合でも通常のメールマガジンなどと同様に、分かりやすい件名を付けたり、できるだけ簡潔な文章で表現したりするなどの工夫をすることでより多くの方に目を通していただけるようにすることが重要です。