セミナー開催に必要なコストと目安となる金額例

セミナー開催時の費用項目と大まかな目安金額は以下のようになります。

プランニング費用

社内のスタッフで企画提案できる人材がいればプランニングに関わる費用はかかりません。外部に発注する場合、コンセプトや目標設定などの上流部分から頼むとコンサルティング料金などが高額になる可能性があります。何をどこまで頼むかによって外注費はかなりの幅がありますが、プランニング費用の外注費は10万円～100万円程度が1つの目安となります。

事務局費用

参加受付や問い合わせ対応、参加者情報の管理、受講票の送付などの事務的な業務に必要な費用です。場合によってはセミナー用Webサイトの情報メンテンナンスなども含まれる場合があります。こちらもどの程度外部に依頼するかによりますが、100名規模単位のセミナーで概ね15～30万円程度が1つの基準になります。

講師の講演料

目的や内容によって外部講師を招聘する場合があります。講師料は専門性や知名度によって大きく異なり、5～6万円程度から著名人の場合は100万を超える場合もあります。講演料の他に交通費が必要になることも忘れずに。

集客・広告費用

すでに自社と接点のある見込み客や既存顧客に対して誘致する場合は、メール配信システムやマーケティングオートメーションシステムなどを利用してメールで告知するのが一般的です。従ってそれらのシステムの使用料が必要になります。手作業でメールを送ることも可能ですが、作業が大変なことや送り間違い等が発生する恐れがあることなどからあまりお勧めはできません。

これまで接点のない新規の見込み客に対して集客する場合は、各種広告に出稿することになります。近年はリスティング広告などのWeb広告の活用が多くなっていますが、プレスリリースや専門誌などへ広告出稿する場合もあります。いずれも出稿量やクリック数などによって広告費が決まります。またDMを送る場合は作成・印刷・郵送料が必要になります。

当日の運営費

当日の運営費としては主にスタッフの人件費や移動交通費、食事代（弁当代）などが必要になります。準備のための宿泊費が必要になる場合もあります。また司会者を外部から手配する場合はその費用も必要です。司会の外注費は例えば2.5時間拘束で2万5千円、8時間までで5万円などのプランがあります。

すべて社内スタッフで運営できる場合は新たなコストは発生しませんが、スタッフ数が不足する場合は派遣スタッフなどを手配する必要があります。その分の費用をどの程度見込むか、事前にスタッフの役割や配置などを考えて計画しておきましょう。

会場費用

セミナーは貸し会議室やレンタルスペース、イベントスペースなどで開催するのが一般的です。費用は各会場の立地や広さ、収容人数、また利用時間などにより異なります。東京都内の平日昼間で8時間利用する場合、30名規模なら10万円程度、100名規模なら30万円などの例があります。

什器・機材レンタル費用

マイクなどの音響設備やプロジェクターなどセミナーに必要な機材レンタル費用も忘れてはなりません。また、机やテーブルなどの什器が別料金になっているケースもありますので事前にチェックしておきます。レンタル費用の一例としては、マイク2本を含む音響設備一式が3万円、ホール用プロジェクターが7万円などになります。

その他費用

その他撮影・録音費（撮影・録音する場合）や文具代、印刷代、物品の搬送費、懇親会費（開催する場合）などが必要になります。

セミナー開催費用を抑えるためのヒント

プランニング費用

プランニング部分を外注する場合、すべて丸投げにせずに社内で対応できるものを対応し、外注部分を最低限に絞り込みましょう。例えばコンセプト作りなどはセミナー以外でも何かのプランニングの経験があれば対応できるはず。キモの部分はインソースすることで自社のノウハウにもなります。

集客・広告費用

費用をかけて幅広く広告を打てばいいというものでもありません。誰に来てほしいのか、しっかりとターゲットを見定めてそれにもっとも到達する手段を選択し、「選択と集中」によって費用対効果を高めることが結果的に広告費削減につながります。また、FacebookやTwitterなどのSNSを中心とした自社メディアをうまく活用し、広告との相乗効果などを図るのも良策です。

事務局費用

大規模セミナーであれば事務局をまるごと外注するケースが多くなりますが、小規模～中規模のものであれば可能な範囲で自社内で対応することを検討します。セミナーの事務局機能を搭載する比較的安価なシステムも存在しますので、継続的にセミナーを開催するのであれば導入を検討したほうがよいでしょう。

会場費用

会場のレンタル費用を抑えようとすると、立地や会場の質・雰囲気などが犠牲になる可能性があります。まずは、参加想定人数が現在の規模でよいのかどうか再検討し、もう少し小さめの会場でも問題ないかどうかを検討しましょう。また自社や提携企業などの会議室をうまく利用できないかどうかも検討します。

什器・機材レンタル費用

通常は会場専用の機材が貸出しされますが、機材レンタルを別で手配したほうが安価な場合もあります。一度会場やレンタル事業者に確認してみるのも有効です。また、継続的にセミナーを開催するのであれば結局購入したほうが安価になる場合もありますので検討しましょう。

まとめ

• セミナー開催に必要な費用には、プランニング費用や事務局費用、講師料、集客費用、運営費用、会場費用、機材レンタル費用などがある
• プランニング費用抑制のためには外注する部分を限定したり、集客費用を抑えるためにはしっかりとターゲットを定めて選択と集中による広告出稿を行うなどの方法が有効
• 事務局費用を抑えるためには自社内で対応できる部分を検討したり、会場費は参加人数を再検討するなどの方法で削減できる場合がある。

大規模セミナーを開催したい場合でも最初から数百人規模のものを開催するのではなく、小規模のものからテストや検証を繰り返しながら徐々に規模を拡大していくのがリスクヘッジや費用対効果の面で有利です。また、同業他社や他業種企業と共催することでコスト抑制だけではなくさまざまな相乗効果を得られる場合もありますので、機会があれば検討してみるのもよいでしょう。