セミナー開催スケジュールと集客スケジュールは成功のカギ

セミナーで成果を上げるためには、その実施内容の他にも実施目的やターゲット、また開催形式や場所など、考慮しなければならない要素が多くあります。そして忘れてはならないのが「スケジュールやタイミング」などの時間的要素です。いくらターゲットや目的にマッチした良い内容のセミナーでも、ターゲットが参加しにくい日程で開催したり、セミナー開催の認知や参加可否の判断が難しいタイミングで告知したりすると、なかなか集客に結びつけるのが難しくなります。

基本はもちろん、できるだけターゲットの方に来場しやすいスケジュールで開催し、最も効果的なタイミングで集客のアクションを行うことです。具体的にどのようなタイミングがベストなのか、セミナー開催と集客のそれぞれのタイミングについて見ていきましょう。

望ましいセミナー開催スケジュール

開催スケジュールは主に、季節や月などの長期的なスパンと、曜日や時間帯などの細かなタイミングの両方の視点で考えます。

季節・月

ビジネス向けセミナーでまず避けたいのが、期末や四半期末、月末など一般的に多忙とされる時期です。近年、4月月始め以外の事業期を採用する企業も多く見かけるようになりましたが、やはりまだ3月末決算の企業が中心です。さまざまな職種で多忙であったり、流動的な要素が多い期末にわざわざセミナーに出向くのを避けたいのが自然でしょう。また、業種や職種にもよりますが、四半期末や月末なども各種の対応が集中する傾向にありあますので、できるだけ避けるべきです。さらに、セミナー内容にもよりますが通常は年末・年始も避けた方が良いと考えられます。

ビジネスパーソン以外の一般層もセミナーのターゲットとする場合は、上記に加えて、秋の運動会シーズンや行楽シーズン、連休（特に初日）は集客率がガクンと下がると言われているので、極力それ以外の日程でスケジュールを立てましょう。

もちろんそもそも季節性のある話題や内容を盛り込む場合は、その時期に合わせて最適のタイミングで実施します。さらに、参加者に何らかのアクションを期待する場合は、通常考えられるタイミングよりも若干早めに開催する方が効果的です。

曜日・時間帯

続いては人が集まりやすい曜日や時間帯について考えてみましょう。まずビジネス向けでは、月曜および金曜を避けて火曜から木曜に開催するのが一般的です。週明け月曜は多忙な場合が多く、金曜は週末の残務が発生したり他のイベントなどとバッティングしたりする確率が高くなるためです。

開催時間帯については、朝の直行が前提となる朝10時からの開始や、直帰が可能な18時頃終了が移動時間短縮にもつながりますので、集客率が高くなる傾向にあります。

ビジネス層以外の一般層について言えば、主婦層を狙うのであれば、家事などが落ち着く平日の朝10時から午後の14時頃の時間帯が最も集客しやすく、シニア層対象なら平日の朝から午後早めの時間帯までが集まりやすい時間帯・曜日です。また、土曜はどのような層でも比較的時間調整がしやすいために、ターゲット層が幅広い場合などに適しています。

さらに内容によって、例えば「聞いてすぐに実践できるノウハウ」などがテーマの場合は、週の前半で開催するとその後すぐに職場などで試しやすく、効果が上げやすいというメリットがあります。逆に「じっくりと方向性を考えたり計画を立てたりする」ような内容の場合は、週の後半に実施すると、週末を使ってセミナーの内容をじっくりと咀嚼できるという効果があります。

効果的な集客スケジュール

開催スケジュールが決まれば、他の諸準備と並行して、タイミングを図って効果的な集客を行う必要があります。セミナーの告知が開催日より早すぎると予定が立てにくく、かつ忘れられる恐れがあり、反対にあまりぎりぎり過ぎると今度は参加希望者の予定の調整が難しくなります。

セミナー開催の最初の告知は、大体1カ月から1カ月半前に行うのが良いとされます。取引のある既存顧客や接点のある見込み客へはメールで告知し、専用ページを開設してそこで詳細を案内するのが一般的な方法です。また、日頃接点のない層まで広く告知したいのなら、イベントサイトやイベントアプリを利用したり、SNSなどを活用するのも有効です。

最初の告知直後には、特に興味の強い方を中心に申し込みが入ります。しかし、他の予定などと調整しながら参加可否を判断する方も多くおられますので、開催日までに定期的にアップデート情報を配信して、継続的に興味喚起を行います。

開催から1～2週間前に最終的に予定を確定する方が多くなりますので、この時期に再度申し込みが入り始めます。セミナー参加枠の充足状況などを告知することも参加予定者の判断をサポートする上で有効でしょう。（ただしあまり露骨なあおりは禁物です。）

直接営業パーソンと接点のある既存顧客や見込み客に対しては、同じようなタイミングで、営業パーソンからセミナー情報を提供するのも効果的です。