セミナー会場選びのプロセス

会場選びのポイントを解説する前に、選ぶ際のプロセスを簡単に確認しておきましょう。

セミナー実施方法・概要などの確認

会場選びの前に、セミナーの開催概要や内容について確認しておきます。また、確認した情報を元に開催場所を探すことになりますので、一覧表などにしてまとめておくと後々便利です。

候補会場のピックアップと絞り込み

確認した開催概要などを基に、Webサイトなどからそれに当てはまるセミナー会場をピックアップ。条件が良い会場を数件程度絞り込みます。

現地確認

絞り込んだ中から必ず現地でその状態や雰囲気、スタッフの対応などを含めて確認し、最終決定します。

会場選びのチェックポイント

セミナー会場選びのチェックポイントは多数ありますが、重要なものから確認していきましょう。

収容スペース広さ・人数

セミナー会場選びで重要なのが、収容人数や広さです。収容人数はセミナーの来場予定から若干余裕のある場所を選択しましょう。椅子などを実際に並べた際に、意外と狭くなる場合があります。会場費が安くても大きすぎる場所を選ぶことは避けましょう。会場に比べて来場者が少ないと、閑散とした雰囲気になってしまいます。会場が公称する収容人数の70～80％を目安にするとよいとも言われています。

利用可能時間・曜日等

セミナーの開催時間・曜日に会場が使用できるかどうか、必ず確認しましょう。土日や夜間の場合は特に注意が必要です。逆に平日は別の用途で利用している会場などもあります。もちろん開催予定日時が空いているかどうかも早めに一旦確認し、空いていない会場は候補から除外しておきましょう。併せて、事前の機材等の搬入可否、開催後の撤収時間なども確認しておく必要があります。

場所・立地

集客の際のキーポイントになるのが会場のアクセスです。東京地区でアクセスのよい新宿や渋谷、東京駅近辺などは分かりやすくて良いのですが、それなりに費用が高いものです。近隣から参加するのであれば、実際には上記のようなランドマーク的な駅ではなくても、駅からの距離が近い方が行きやすい場合もあります。セミナー予算を睨みながら、同時に参加者目線で場所を選択するのが良いでしょう。

什器・備品・設備の数や種類、品質、性能

備え付けまたはオプションで貸し出し可能な什器や備品類について確認しておきましょう。大きなものから細かなものまで確認が必要なので、ここが一番大変かもしれません。また、必要な備品などは事前に確認し、例えばチェックリストを作成しておいて各会場の状態を確認した方が効率的に進みます。また、単にそれが「ある」だけのチェックでは心もとありません。性能や品質などがこちらが求めているレベルに達しているものかどうかも必ず確認しておきましょう。

具体的には、まず椅子や机類などの什器。来場者用はもちろん、受付やスタッフ用、講師用などもちゃんと用意できるかどうか確認します。また、椅子の数も十分にあるか、足りない場合はオプションで借りることができるかどうか確認します。その他の備品・設備関連では、投影用プロジェクターやホワイトボード、レーザーポインター、マイクおよび音響設備、Wi-Fi、電源などがあります。さらにそのセミナーで必要なものを漏らさずチェックしておきましょう。

料金や支払いタイミングなど

会場の使用料金は調べればすぐに分かりますが、オプション設備・備品などの金額も忘れずにしておきましょう。雰囲気が良かったりアクセスが便利な会場は概ね使用料金も高くなるものです。ここは想定される費用対効果で、どの程度のものが必要なのかを判断しましょう。もちろん予算との兼ね合いもあります。また、料金と併せて、支払いのタイミングやいざという時の変更やキャンセル時の手続きおよびキャンセル料などについても確認しておきます。

会場や周辺の雰囲気や環境

会場の雰囲気や周辺の環境についてもチェックしておきましょう。ビジネス系のセミナーですので、それなりの落ち着いた雰囲気である必要があります。また、セミナーは自社のブランディング的な要素を含む場合もありますので、自社の社風などとの相性も考慮する方が良いでしょう。併せて周辺環境や、屋外や隣などとの防音についてもチェックしておきます。参加者以外にはあまり聞かせたくない貴重な情報などを取り上げる場合は、特にこちら側の音漏れ状態も確認する必要があります。

会場での禁止事項

会場側で禁止している事項を確認しておきます。よく確認する内容には、軽食の提供や飲食を伴う懇親会の実施が可能か、動画または写真の撮影が可能かなどがあります。飲食については会場によって細かな規定がある場合があります（アルコールは不可だがソフトドリンクはOKなど）。また、当日に関連書籍や関連製品などを即売したい場合は、会場で物販が可能かどうかを確認しておく必要があります。

その他のチェックポイント

その他にも次のような点をチェックしておきましょう。

• 会場の明るさや温度の調整が可能か？
• 備品等保管のためのセキュリティのしっかりしたスペースがあるか？
• 外部講師など向けの控え室があるか？
• 途中入退場者用に会場の後ろ側にも出入り口があるか？
• 公演時間が長い場合は、休憩時間に快適に過ごせる場所は環境が整っているか？
• 会場スタッフの対応良いか？　協力的か？

まとめ

• セミナー会場は、まずセミナー自体の内容や開催方法を確認した上で候補会場をピックアップ、現地確認して最終決定する
• 会場選びには多くのチェックポイントがあるが、建物・設備面では収容人数や立地、利用可能な什器・備品などのポイントがある
• 条件や環境面では、利用可能時間や料金、会場の雰囲気や禁止事項の内容などの観点でチェックする

会場選びには多くのチェックポイントがあり、確認が洩れてしまう恐れもあります。できるだけ複数人でチェックするようにした方がよいでしょう。