展示会来場者を素早く簡単にフォロー！

手間を掛けずに効果的な展示会運営を実現

 独自の生理クーラー®理論に基づいた暑さ対策ウェア「空調服®」を開発。温暖化が進む中、さまざまな作業現場の過酷な環境において、熱中症などのリスクから作業員を守り、健康と作業効率の双方の向上に貢献しています。

MRCの活用ポイント

• ・ 展示会後に来場者を素早くフォローでき、問い合わせ・引き合いが増加
• ・ 見込み客の反応や状態を「見える化」することで営業効率が向上
• ・ 集客からフォローまでMRCが一括対応。少人数でも効果的な展示会運営が可能

 MRCを導入いただく前はどのような方法で展示会来場者の管理をされていたのでしょうか。

以前は展示会で集めた名刺を人海戦術でエクセルへ入力し、そのデータをメーラーへ投入してお礼メールを送信するという方法を採っていました。しかし、皆様のお蔭で当社の業績が徐々に伸びてきたことから、展示会への来場者数も増加。当然見込み客のデータ数も増えてきました。

さすがにこのままのやり方では非効率だと判断し、名刺管理アプリを導入して名刺情報 の 取り込みを自動化しました。しかし、使用していたメールアプリに 1回ごとメール送信数に制限があるために、送信数が多くなると何度も送信リストを作り替えなければならず、作業負担が大 き くなってきました。

また以前は、見込み客情報の管理は営業個人に委ねられていたところがあり、見積希望者などの優先度の高い方を中心に営業が判断して、電話やメールでフォローしていました。人海戦術ではどうしても見過ごしてしまう場合もあるので、相当数の見込み客を取りこぼしていたのではないかと思います。

 －どのような基準でMRCを選択いただいたのでしょうか。

以前のメール配信システムには送信数制限がありましたので、まずそのような制限がないものを前提に、マーケティングオートメーションなどいくつかのシステムを比較検討しました。機能面はもちろん、価格や使いやすさ、アフターフォロー体制などさまざまな観点で比較した上で最終的に MRCの導入を決定しました。

まず、使いやすさの点では、メール配信の設定が簡単ですぐにメールが送信できること。また、さまざまな Webフォームも容易に作成できるのも使いやすさの点で MRCは優れていると思います。

実際、Webフォームは展示会の申し込み受け付けに活用しています。現在年10回程度のペースで展示会に出展していますが、出展告知はメールで行い、来場 申し込み もメールに掲載した URLからリンクした申込フォームで受け付ける場合がほとんど。コロナ禍の影響でテレワークが増え、 DMを郵送しても見てもらえない
ことが多くなってきています。しかしこの方法だと、相手がどこにいても展示会告知から申し込みまでをインターネット上で完結することができます。申込フォームで受け付けることで、リアルタイムで申し込み人数を把握することもできます。

アフターフォローに関しても、電話で不明点を確認するとすぐ回答が返ってきたり、希望した改修内容が実際に開発に盛り込まれたりと、非常に運用しやすい環境 が整っています。やはりこういったツールは運用管理が重要ですので、フォロー体制がしっかりしていることは大いに助かっています。

導入後の状況はいかがでしょうか。

主に年間10回程度出展する展示会の集客および来場者フォローに活用しています。 MRCを導入してまず効果が出たのは、見込み客の状況を 「見える化」できたこと。どの見込み客が反応してくれたのか、どの資料を要望いただいたのかなどの状態をいつでも把握することができるようになりました。

以前は、手作業部分が多いために展示会フォローメールがすぐには送信できない 場合も多かったのですが、現在は開催後すぐにお礼メールを送ることができるようになりました。素早くフォローできるようになったことで見込み客からの問い合わせも増加。引き合いも以前より強くなってきています。さらに、来場者に対して長期的にフォローすることで、継続的に売上が取れるようにもなってきました。

また、限られた人数で年10回程度の展示会を行うにはそれなりの手間と準備が必要です。 MRCのみで、招待メールの送信から来場予約、来場者数の確認、来場者のリスト化までカバーでき、集客から来場後のフォローまですべて一括で完 了できるというのは工数面からもメリットが大きいですね。

営業活動への影響はありましたか。

営業活動を行う上でのメリットは、先程も触れましたがやはり見込み客の情報の見える化です。見込み客数が多くなればなるほど、なかなか状況を把握するのが難しくなってきますが、 MRCによっていつでも見込み客の情報や状態を確認することができるようになりました。当初は「それほど必要 性 を感じない」という意見もありましたが、事業拡大に伴い見込み客数が増加した現在では、そういった声を聞くこともなくなりました。

また、営業の人的リソースも限られていますので、 MRCによるフォロー体制が整うことは、今までカバーしきれていなかった対象もフォローできるので、営業活動にもプラスに働きます。

さらに、営業間で情報共有できるようになったこともありがたい点です。営業は個人で活動することも多いので、それぞれの担当や見込み客の状況が担当営業以外では分かりづらいということがありました。 MRCは電話やメールなどでのコンタクト情報を登録できるので、担当以外でもこれまでの状況が把握でき、担当者間でお互いフォローし合うこともできます。また、異動や退職時の引き継ぎ もスムーズに行うことができます。

今後、MRCをさらに活用してどのようなことを実現したいとお考えですか。

まだMRCのすべての機能を使いこなせているわけではありませんので、例えばステップメールの機能などの活用も今後検討していきたいと考えています。これまでどちらかと言うと相手からの反応を待つ受け身の姿勢が中心でした。しかしこれからは、 MRCの機能をさらに活用することで、見込み客や現在接点が途絶えている休眠顧客に対してもこちらから積極的にアプローチし、うまくニーズを掘り起こしていくような施策を展開していければと思っています。

掲載製品は、（株）セフト研究所・（株）空調服の特許および技術を使用しています。
「空調服」は（株）セフト研究所・（株）空調服のファン付きウェア、その附属品、及びこれらを示すブランドです。
「空調服」「」「生理クーラー」は、（株）セフト研究所・㈱空調服の登録商標です。